Một trong những kiến thức văn phòng mà các bạn cần phải biết đó là tạo số thứ tự tự động cho bảng trong word. Là dân văn phòng, chắc hẳn các bạn thường xuyên phải tiếp xúc với những bảng dữ liệu, với số lượng các hàng rất nhiều chắc hẳn các bạn cảm thấy ngán ngẩm vì phải ngồi đánh số thứ tự từng hàng một. Vậy tại sao các bạn lại phải làm thủ công, trong khi microsoft word đã hỗ trợ công cụ cho các bạn rất nhanh chỉ vài lần bấm chuột.

     Chỉ với vài thao tác cơ bản các bạn đã có thể tạo được số thứ tự một cách nhanh chóng và hiệu quả, ngoài ra chỉ cần nếu các bạn xóa đi hoặc chèn thêm 1 hàng nào thì chương trình sẽ tự động cập nhật lại theo thứ tự mà bạn không cần phải làm thêm bất kỳ một thao tác nào.

     Để thực hiện được điều này, các bạn xem kỹ các bước hướng dẫn sau:

     Bước 1: Các bạn cần phải có 1 danh sách. Sau đó, các bạn quét chọn cột số thứ tự để chuẩn bị tạo tự động (lưu ý: không quét ô chứa tên STT)

     Bước 2: Các bạn vào thẻ Home -> Nhóm lệnh Paragraph -> Chọn nút dấu tam giác bên cạnh của nút Numbering -> Chọn Define New Number Format… -> Chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại mới cho các bạn cài đặt.

Bước 3: Trong bảng cài đặt này các bạn lưu ý một số thông số sau:

          – Number style: chọn kiểu số để đánh số thứ tự, số la mã, thập phân hoặc chữ,…

         – Number format: Định dạng thêm những ký tự mới, các bạn có thêm ký tự mới vào kèm với số thứ tự nhưng không được xóa số có nền xám trong ô này.

          – Aligment: canh lề cho số thứ tự.

      Sau khi chọn xong các số thứ tự trên, bạn hãy chọn OK -> và bạn hãy quan sát kết quả hiển thị trên bảng tính.

     Bước 4: Trong quá trình làm việc nếu có nhu cầu xóa hàng nào đó hoặc thêm một vài hàng mới thì chương trình sẽ tự động cập nhật lại theo thứ tự cho các bạn.

     Các bạn chỉ cần nhấp phải chuột vào một hàng nào đó -> chọn Insert -> Insert Rows Above để thêm 1 hàng mới thì word sẽ tự động tạo ra hàng mới và cũng đã có sẵn số thứ tự cho bạn, bạn chỉ việc nhập dữ liệu cho những cột còn lại.

     Sau khi bạn chèn thêm 1 hàng mới, bạn sẽ nhận được kết quả như sau

      Bước 5: Trường hợp các bạn muốn xóa 1 hàng nào đó thì chương trình cũng sẽ cập nhật lại số thứ tự cho bạn một cách chính xác.

Đào tạọ tin học quận 9

      Chúc các bạn thành công!